合同説明会で既卒の旨を伝えられ、工場見学への参加を要請された場合、大学名や学部名は必要ないと考えます。
まず、「○月○日の合同説明会に参加し、○○と申し上げます」と始め、その後、工場見学への案内を受けた旨を伝えましょう。
面倒な細かい詳細は不要ですが、今年3月に卒業したことと、大学名や学部名を伝えるのが適切でしょう。
特定の担当者が指名されていない場合、電話をかけた相手に対して簡潔に用件を説明しましょう。
人事部の専用電話であれば、おそらく案内について把握しているでしょうから、的確な情報を提供してもらえるはずです。
訪問可能な日程についてメモを取っておくことで、相手からの案内に迅速に対応できます。
訪問日程だけでなく、どの部署を訪問し、誰に会うのかといった点も確認しておくことが大切です。
電話をかける時間帯については、通常、出勤前、退社後、お昼の時間帯を避け、午前10時から11時30分、または午後1時30分から4時前後が適しているでしょう。
午前11時までは、明るく「おはようございます」と挨拶をしましょう。
メモ帳を手元に置いておいて、日程や場所に関する情報を記録できるように心がけましょう。